Пълно ръководство за планиране и провеждане на турнир по волейбол

Независимо дали става дума за набиране на средства за благотворителност, конкурентна лига за отдих, или клубна лига, домакинството на турнир по волейбол е чудесен начин да се насладите на цял ден на волейбола. Забавно е за играчите, треньори, и зрители. И, ако е планирано добре, не е задължително денят да бъде изпълнен със стрес за организаторите.

Организирането на волейболен турнир е голямо начинание. Но искате ли да знаете тайната на организирането на турнир по волейбол без стрес? (Добре, нисък стрес, поне.) Трябва да свършите по-голямата част от работата предварително. Колкото повече подготовка и планиране правите ПРЕДИ турнирния ден, ще направи деня много по-лесен за вас. Да бъда честен, щом денят започне, ако сте планирали добре графика, денят почти ще тече от само себе си. Просто трябва да сте на разположение за отстраняване на проблеми.

Разходи за провеждане на турнир по волейбол

Преди да скочите в детайлите, добра идея е да имате представа какви ще бъдат прогнозните разходи. Те ще варират в зависимост от вида на турнира, който провеждате, но най-общо казано по-долу е списък на общите разходи за домакинство на турнир по волейбол:

• Място на провеждане
• Длъжностни лица
• Регистъри (освен ако не назначавате играчи, които са между игрите)
• Награди или парична награда
• Оборудване под наем (ако не е включено в разрешителното за място)
• Застраховка (ако не е покрита в разрешителното за място)

Три етапа на домакинство на турнир по волейбол

Един добър начин да разгледате организирането на турнир по волейбол е да го разделите на три етапа: Планиране , Организиране , и Провеждане на деня.

Разгледайте удобното, за изтегляне Контролен списък за планиране на турнири в края на статията за кратко обобщение на всеки етап.

1. Планиране

Етапът на планиране е, когато решавате много от предварителните детайли. След като получите потвърждение на тези подробности, можете по-лесно да преминете към организиране и провеждане на турнира.

⇒ Изберете дата

• Избирането на дата не е непременно толкова лесно, колкото да проверите графика си за отворен уикенд. Ще искате да започнете с две или три опции в ума, след това започнете да се обаждате за налично място. Ще можете да изберете вашата дата въз основа на наличността на местата, които ще отговарят на вашите нужди.
• Помислете и за други поводи, които бихте искали да избегнете, като празници или дълги уикенди (освен ако, разбира се, темата на вашия турнир е самият празник).
• Също така помислете дали лошото време може да е фактор през определени месеци. Трудно е да се планира времето, но определено ще искате да имате комуникационен план около потенциални анулирания (повече за това по-долу)

⇒ Потвърдете мястото

• Винаги има документи, свързани с наемането на място, затова се уверете, че сте си дали достатъчно време, за да завършите процеса на регистрация, особено ако това е първият път, когато използвате мястото, което сте избрали.
• Не забравяйте да попитате дали цялото оборудване е включено, или ако ще трябва да донесете някое от вашето собствено оборудване. Всъщност е добра идея все пак да имате някакво свое допълнително оборудване, като например карти с резултати и антени, тъй като тези елементи понякога са трудни за намиране в разхвърляни стаи за оборудване.
• Не забравяйте да попитате за застраховка. Включено е в някои места, но не и с други, така че се уверете, че сте покрити. Ако сте домакин на турнир от лигата, играчите вероятно ще бъдат обхванати от своята лига. Въпреки това, ако правите обща покана за екипи, ще трябва да се уверите, че играчите са покрити, в случай че някой пострада.

⇒ Решете видовете екипи, които да поканите

• Ако турнирът е за клубна или развлекателна лига, това е лесна стъпка. Въпреки това, ако искате да направите по-широк призив за благотворително набиране на средства или екипи за отдих, ще трябва да стесните видовете отбори. Гледаш ли да правиш мъжки, жени, или студентски турнир? ако е студентка, какви ще бъдат правилата за формат на отбора (като минимален брой играчи, и ще бъде ли смесени или обратни шестици).
• Вие също ще искате да сте наясно с нивото на конкуренция. Последното нещо, което искате, е да не съпоставите силно конкурентен, елитен отбор с екип за отдих за забавление. Не се страхувайте да обидите потенциалните отбори – не е забавно за никого да не съвпадат. И хората обикновено са доста честни относно нивото си на способности.
• Ако имате широк кръг от отбори, които искат да се регистрират, добавете различни деления. По този начин можете да настаните повече от един тип екипи. Например, можете да включите разделение за състезания и за отдих, или мъжки и женски дивизии.

⇒ Задайте входна такса

• Ако турнирът е за набиране на средства за благотворителност, тогава ще искате да зададете таксите на отбора достатъчно високи, за да покриете разходите за провеждане на турнира, потенциално парична награда за печелившия отбор, и след това, разбира се, остават средства за дарение.
• Ако турнирът е част от клуб или лига, някои или всички разходи може вече да са включени в годишната такса за регистрация.
• Определянето на входната такса може да е трудно, преди да разберете колко отбора ще се регистрират. Помислете за провеждане на турнира само ако се регистрират минимален брой отбори (което е важно при настройването на графика, също). По този начин ще бъде по-лесно да се изчислят прогнозните разходи и да се определи най-добрата входна такса.

⇒ Спонсори

• Свържете се с някои местни фирми, за да видите дали биха се интересували от даряване на награди или стоки за награди в замяна на реклама по време на турнира.

⇒ Задайте краен срок за регистрация

• Крайният срок за регистрация трябва да бъде 1-2 седмици преди деня на турнира.
• Това е важно, за да ви помогне да организирате графика, и определяне на броя на служителите и необходимото оборудване.
• След като екип се регистрира при вас, не забравяйте да им изпратите потвърждение, че действително са регистрирани за турнира, за да могат да продължат напред и да финализират своите отбори. Това също е подходящ момент да им изпратите правилата за деня, за да могат да бъдат подготвени, упътвания, и всякакви други съответни инструкции.

⇒ Турнирни награди

• Решете какви ще бъдат наградите. обикновено, първо, и понякога, отборите на второ място получават награди, дори и да е за набиране на средства за благотворителност.
• Паричните награди са доста популярни, най-вече защото са лесни за организиране и се приемат добре от екипите. Размерът на паричната награда не трябва да е много; дори връщането на регистрационната такса се оценява.

⇒ Комуникационен план

Има много движещи се части за домакинството на турнир по волейбол, така че е добра идея да очертаете своя комуникационен план по време на етапа на планиране.

• Имайте основен контакт за всеки екип, за предпочитане по имейл (за да можете да се свържете с всички наведнъж), или поне по телефона. По този начин можете лесно да съобщавате подробности за турнира, и изпращайте всички известия за анулиране, които могат да възникнат.
• Уверете се, че сте споделили ВАШАТА подходяща форма на информация за контакт, в случай че отборът трябва да се оттегли от турнира в последната минута. Това трябва да е мобилен телефон, който ще имате със себе си по време на турнира, и ще проверявам често.
• Около седмица преди турнира, Изпратете по имейл следната информация до контактите на основния екип:
  • Правила и график на турнира
  • Упътвания до мястото, и всякаква релевантна информация, като паркинг или кои врати да използвате.
  • Начален час на турнира, и ако отборите, които играят първи, ще се очаква да помогнат за поставянето на мрежите.
  • Ако децата се допускат във фитнеса. Понякога разрешението за наем на място не позволява деца под определена възраст поради застрахователни задължения.
  • Ако ще бъде създадена концесия или щанд за стоки, и какви форми на плащане ще се приемат. Играчите често събират леки за турнири, така че ще трябва да помислят за въвеждане на форми на плащане, за да не пропуснат.
• В деня на турнира, да има среща на капитана на отбора първо сутрин, преди да бъдат изиграни каквито и да е игри, за бързо преминаване през потока на деня, покриват някои от основните правила, и всички ключови съобщения, които играчите трябва да знаят (като напр. има ли планиран обяд, и т.н.). Тогава отговорност на капитаните на отборите е да уведомят останалите си съотборници.

2. Организиране

Сега, когато знаете кога, където, и колко отбора, можете да започнете да организирате самия ден.

⇒ Създайте график

• Типичен турнир по волейбол започва с кръгова игра, което поставя отборите в групи (или групи). В зависимост от броя на записаните отбори, обикновено няма достатъчно време всички отбори да играят помежду си. Така, като ги поставите в басейни, отборите ще играят с всички останали отбори в своя пул, и да бъде поставен (класиран) за плейофния кръг.
• Например, турнир по волейбол с дванадесет отбора вероятно ще се състои от 3 басейна с 4 отбора във всеки басейн. Това също така гарантира на всеки отбор минимум три мача, преди да премине в класирането на шампионата.
• Целта на кръговата система е да се класират отборите според броя на спечелените игри. За тази част от графика, се използват скоби (вижте по-долу).
• Решете дали плейофният кръг е единична или двойна елиминация. Единична елиминация означава, че веднага щом отбор загуби първия си плейоф кръг, те са извън турнира. Двойната елиминация означава, че те са извън турнира, след като са загубили две плейофни мача.
• Въз основа на броя на регистрираните отбори и броя на наличните кортове на мястото, задайте графика, като разпределите отбори на кортовете. Пуловете често се разпределят към един и същи съд, така че играчите да не трябва да местят всичките си неща след всяка игра, но това ще зависи от броя на отборите и кортовете.
• Дайте достатъчно време между игрите за някакво основно загряване, и за отборите да опаковат нещата си и да се изнесат извън игрището. Наличието на малко буферно време между игрите също помага на различните пулове да останат относително близо във времето (макар и не винаги!) и дава малко почивка на официалните лица.
• Решете дали искате да зададете обедна почивка, или просто започнете плейофите веднага щом всички отбори приключат с кръговата игра. Наличието на определена обедна почивка е хубаво, защото позволява на всички отбори да си вземат почивка по едно и също време, и избягва някои отбори да започнат направо в плейофните игри без известно време за хранене и почивка. Въпреки това, също така може да направи деня много по-дълъг.

⇒ Създайте турнирни скоби

• Плейофният кръг е мястото, където отборите започват да преминават и играят отбори в други пулове, въз основа на тяхното класиране от кръговата игра. Това е също така, когато отборите започват да бъдат елиминирани от турнира въз основа на загуба на игра – така че е изключително важно да се изведе правилно класирането.
  
• Скобите се използват за очертаване на пътя на всеки отбор през плейофните игри, въз основа на победи или загуби.
• Определено ще искате да изтеглите скобите си преди деня на турнира, като използвате дъска и маркери Bristol, оставяйки празни места за имената на отборите, които да се добавят в деня на турнира. Можете дори да генерирате тези онлайн.
• Скобите ще бъдат внимателно разгледани по време на турнира от треньори, играчи, длъжностни лица, и дори зрители, така че ако нямате опит с настройката им, определено ще искате да помолите за помощ.
• Уверете се, че имате ясни процедури за прекъсване, които се споделят с екипите предварително. И се придържайте към тях. Няма нищо по-лошо от това да имаш треньори, играчи, препратки, и дори зрители, които се опитват да разберат кой отбор всъщност трябва да премине в следващия кръг на плейофите, и кой отбор е елиминиран. Напрежението може да нарасне по време на плейофите (дори за развлекателни турнири!), така че планирайте добре, за да избегнете главоболия по-късно.

⇒ Наемете служители

• След като изготвите графика, можете да определите колко съдии ще ви трябват за деня. Реферите идват с цена, така че искате да организирате това точно, така че да не поемате излишни такси.
• В зависимост от нивото на конкурентоспособност на турнира, начин за спестяване на разходи е играчите от отбори, които седят, да изпълняват съдийството за игрите по време на кръговото обединяване. Очевидно не трябва да се очаква високо ниво на съдийство от тези доброволци, и също така трябва да има някаква система на чест от страна на отборите, които играят, за да обявяват някои от собствените си нарушения (като например да признаят, че са докоснали мрежата по време на блок).
• Друг начин да се намалят донякъде разходите е да имате само един съдия по време на кръговите и ранните кръгове на плейофите, и след това добавете втория съдия към шампионската игра.

3. Провеждане на деня

ах, цялата упорита работа е свършена! Сега, можете да седнете и да оставите деня да тече сам! Добре, не точно. Но, поради цялата упорита работа, която сте свършили преди време, денят ви трябва да тече много по-гладко. Но, да, все още имаш работа за вършене.

⇒ Материали за носене

Изключително важно е да имате следните елементи със себе си в деня на турнира.

• Топки за игра

Помислете да донесете достатъчно висококачествени волейболни топки, които да се използват като топки за игра. Въпреки че отборите ще имат свои собствени топки, не можете да разчитате, че всеки от тях има достатъчно прилични. Също, понякога разрешителното за място не включва цялото оборудване, или дори да го направят, може да са с лошо качество. Понякога, най-добре е да донесете своя.

• Допълнителни маркери и химикалки

Ще ви трябват маркери и химикалки, за да поддържате скобите актуални, и неизбежно ще ви трябват още химикалки за голмайсторите. Всъщност е добра идея да завържете писалка към връв и да залепите връвта на всяка таблица за водене на резултата, в допълнение към записването на копие от графика. Тези елементи често изчезват!

• Самозалепваща лента

Залепващата лента ще се използва за залепване на скобите на турнира по волейбол и копие от графика на централно място извън фитнес залата. Имайте предвид, че често ще има малка група, събираща се около скобите, за да провери класирането на отбора, така че изберете място, което може да се справи с голям трафик и малка тълпа от хора.

• Копия от графика

Уверете се, че имате достатъчно копия от графика, за да залепите по едно на всяка от таблиците за водене на резултата, и след това няколко на ключови места във и около фитнес залата. И винаги се уверете, че запазвате поне едно копие за себе си!

• Копия от картите за състава на отбора за треньори

Имайте допълнителни копия на картите за състава на отбора. Дори ако се окажете с екстри, те могат да се използват за бъдещи турнири.

• Калкулатор

Определено ще ви трябва калкулатор в даден момент от деня, за да разберете класирането на отбора. Ако трябва да преминете към процедури за прекъсване на равенството, определено не искате да правите тази математика в главата си! Може дори да имате публика, и ще искате да сте абсолютно сигурни, че вашите изчисления са правилни.

• Допълнителна хартия

Никога не знаеш кога това ще ти е от полза.

• Клипборд или папка

Това не е задължително, но е полезно да съхранявате цялата си информация на централно място.

• Информация за контакт на екипа

Независимо дали е хартиено копие на телефонния номер на всеки или куп имейли на вашия смартфон, уверете се, че имате начин да се свържете с всеки от основните контакти на екипа. Това е изключително важно, ако турнирът бъде отменен поради лошо време – определено не искате отборите, които карат през лошо време, да се показват само в празна фитнес зала!

• Информация за контакт на длъжностните лица

Същото важи и за чиновниците.

• Комплект за първа помощ и пакети с лед

Надяваме се, че няма да ви се налага да използвате комплект за първа помощ или каквито и да било пакети с лед, но е добра идея да сте подготвени. Екипите също трябва да носят свои собствени, но не можете да разчитате на това. Имайте под ръка няколко „незабавни“ пакети с лед (знаете ли, вида, който стискате, за да активирате), така че да не се налага да намирате фризер за тях.

⇒ Преди началото на турнира

• Пристигнете във фитнеса възможно най-рано, когато разрешителните ви позволяват, поне 60-90 минути преди началото на първата игра. Този прозорец ще бъде най-натовареното ви време, и няма нищо по-лошо от това, че екипите започват да пристигат, докато все още настройвате нещата.
• Първото нещо, което трябва да направите, е да започнете да създавате съдилища. Но, не се опитвайте да направите всичко сами! Привлечете помощта на другите. Нека отборите знаят, че ако играят първи, те са отговорни за създаването на съдилища, включително мрежите, антени, служители стоят, и предпазна подложка за стълбовете.
• Нетната височина на жените е 2,24 метра (или 7 фута 4 инча), а при мъжете - 2,43 метра (8 фута). Ако организирате турнир за студенти, височината на мрежата ще зависи от специфичните правила, които сте избрали за вашия турнир, но обикновено се определя на ръст на жените.
• След създаването на съдилищата, проверете всеки корт, за да се уверите, че антените и предпазните подложки са добавени. Служителят във всеки съд също ще потвърди това, но ще спести време, ако го идентифицирате по-рано.
• Подредете масите и столовете за отчета, и се уверете, че всяка таблица има следните елементи:
  • копие от графика, залепен към него
  • химикалки за отбелязване
  • точкуване на флип карти
  • достатъчно отчети за всяка игра
  • карти за състав на отбора
• Залепете турнирните скоби и копията от графика на централно място.
• Идентифицирайте всеки от съдилищата с номер. Когато отборите започнат да пристигат, те ще търсят съд 1, съд 2, и т.н., така че не забравяйте да добавите тези етикети! Дори лист хартия, залепен с тиксо към стойката на съдията, ще работи (помните ли онази допълнителна хартия, която донесете? Вижте как е полезно!).
• Уверете се, че има място за зрители. Поставете пейки или столове отстрани, и се уверете, че има ясна пътека между кортовете, така че зрителите с външни обувки да не ходят по кортовете.
• Организирайте среща на капитана на отбора преди да започне някоя от игрите. Бъдете кратки – добре дошли на всички, идентифицирайте се като организатор на турнира, прегледайте формата на турнира, и споделяйте всякаква друга подходяща информация относно правилата или мястото на турнира. Напомнете на капитаните на отборите да върнат всяка подходяща информация на останалата част от своя отбор.

⇒ По време на турнира

• Когато всяка игра приключва, накарайте един от секретарите да ви донесе (или някой, на когото сте делегирали това задължение) копие от протокола, за да могат скобите да бъдат актуализирани. Важно е да актуализирате това възможно най-скоро след края на всяка игра, защото е лесно да изгубите тези таблици с резултати. Също, хората ще следят класирането, така че ще искате да сте сигурни, че скобите отразяват най-актуалната информация.
• Поддържайте нещата възможно най-подредени през деня. Това не само създава по-приятна среда през деня, също така прави почистването в края на деня много по-лесно и по-бързо.
• Бъдете на разположение за отстраняване на всякакви проблеми. Като организатор на турнира, може да искате да носите риза с ярки цветове, така че да се откроявате. Неизбежно ще има някой, който те търси, така че ще искате да бъдете лесно забелязани. Или, в зависимост от въпроса, може би не толкова 🙂
• Гледайте някои от игрите! Не се занимавайте толкова с организирането, че да забравите да гледате малко от волейбола. да, ще бъде натоварен ден, но ще има затишие, така че се възползвайте от времето си за почивка.

⇒ В края на деня

• Представете печелившите отбори с техните награди, и благодаря на всички за приноса им за деня.
• Уверете се, че цялото използвано оборудване е прибрано там, където му е мястото. Помолете играчите да помогнат и с това. Това включва мрежите, антени, и стълбове, но също и таблиците за отчитане на резултатите, пейки, столове, кофи за боклук – всичко, което е преместено от първоначалното си място и използвано през деня.
• Уважавайте пространството на гимназията! Това е пространство назаем, така че се уверете, че вашата група почиства след себе си. След като преместите пейките и вкарате масите от пода на фитнес залата, невероятно е колко боклук е останал!
• Ако планирате да провеждате още един турнир в бъдеще, запишете всички научени уроци, или неща, които бихте могли да подобрите за следващия път. Това е полезно да се направи, докато е още прясно.

Колко време продължава един волейболен турнир?

това е страхотен въпрос, особено ако не сте участвали в много турнири. За жалост, това не е ясен отговор. Всичко зависи от броя на отборите, начина, по който е настроен графикът, и колко време отнема всеки отделен мач. Най-добрият начин да прецените колко дълго ще продължи един турнир е да настроите добър график, и се опитайте да не се отклонявате твърде много от него.

Там ще, разбира се, да бъдат игри, които продължават по-дълго от предвиденото. Най-добрият начин да се опитате да спазвате графика е да се уверите, че отборите винаги са наясно кога трябва да се играе следващата им игра.

Има много компоненти за домакинството на турнир по волейбол, но ако го разделиш на етапи и останеш организиран, ще видите, че е доста просто – особено след като изпълните няколко. Провеждането на организиран турнир означава, че вашият турнир ще започне да придобива добра репутация, и ще има постоянен интерес от отбори, които искат да се запишат. Не забравяйте, че денят трябва да бъде забавен и безопасен, така че се наслаждавайте!

Свързани статии:

Какво трябва да нося на турнир по волейбол на закрито?

Какво оборудване е необходимо за волейбол на закрито?

Най-добри закуски за турнир по волейбол

Контролен списък за планиране на турнира:

Изтеглете Контролен списък за планиране и домакинство на турнири

Планиране

• Избери дата
• Потвърдете мястото
• Решете видовете екипи, които да поканите
• Задайте входна такса
• Спонсорите
• Задайте краен срок за регистрация
• Награди от турнира
• Комуникационен план

Организиране

• Създайте график
• Създайте турнирни скоби
• Наемете служители

Провеждане на деня

• Материали за носене:
  • Топки за игра
  • Допълнителни маркери и химикалки
  • Самозалепваща лента
  • Копия от графика
  • Копия на картите за състава на отбора
  • Калкулатор
  • Допълнителна хартия
  • Клипборд или папка (не е задължително, но полезно)
  • Информация за контакт на екипа
  • Информация за контакт на длъжностните лица
  • Комплект за първа помощ и пакети с лед
• Преди началото на турнира
  • Пристигам рано
  • Настройте кортовете и таблицата с резултати
  • Залепете турнирните скоби и графика на централно място
  • Етикетирайте съдилищата
  • Осигурете място за зрители
  • Организирайте среща на капитаните на отборите
• По време на турнира
  • Актуализирайте турнирните скоби след всяка игра
  • Подреждайте през целия ден
  • Бъдете на разположение за отстраняване на неизправности
  • Гледайте някои от игрите!
• В края на деня
  • Връчете наградите на победителя и благодарете на всички
  • Приберете цялото оборудване
  • Подредете всякакви боклуци
  • Запишете всички научени уроци за следващия път